Разделы

Методы развития коммуникационных систем организации

Любая организация заинтересована в повышении эффективности коммуникаций. Повышение эффективности возможно на основе детального анализа используемой технологии коммуникаций и видении разрывов, нестыковок или провалов в коммуникационном процессе. Почти для всех организаций регулирование информационных потоков остается достаточно проблематичным явлением: информация не всегда попадает именно к тому лицу, к которому она должна попасть, а если и к тому, то не всегда своевременно.

Кроме того, в ряде организаций существует проблема неравномерной информационной нагрузки: кто-то страдает от ее избытка, а кто-то испытывает «информационный голод». Весьма важным и наиболее часто используемым направлением в совершенствовании коммуникационного процесса выступает оптимизация системы обратной связи, устранение коммуникационных барьеров, повышение точности передаваемой информации.

В качестве путей улучшения коммуникации можно выделить следующие методы:

· Управленческое регулирование:

o четкое определение и формулирование задач;

o формирование четкого представления о потребностях в информации начальника и подчиненных;

o планирование, реализация, контроль в направлении улучшения информационного обмена;

o обсуждения планов, задач, путей их решения.

· Совершенствование системы обратной связи:

o перемещение людей из одного подразделения организация в другое с целью обсуждения;

o опрос работников, в среде которых необходимо выявить четко ли доведены до них цели их деятельности, информированы ли они; с какими потенциальными и реальными проблемами сталкиваются или могут столкнуться стратегии перемен; получает ли их руководитель предложения.

· Совершенствование системы сбора информации с целью снижения тенденции фильтрации идей или их игнорирования на пути снизу вверх.

· Создание каналов информационных сообщений (стенная печать, статьи, радио и т.п.)

· Внедрение современных информационных технологий (электронная почта, видеоконференция и др.).

Управление коммуникациями необходимо строить на принципах, определяющих внимание руководителя к этой стороне его деятельности как менеджера, а также научный подход к формированию системы коммуникаций в организации. Рассмотрим данные принципы:

· принцип формирования структуры коммуникаций (отвечающей потребностям сотрудничества), партнерства и компетентности;

· принцип регулирования масштабов коммуникаций для определенных должностных лиц и подразделений;

· принцип рационального использования рабочего времени руководителя;

· принцип информационного обеспечения коммуникаций, распределение информации для установления и поддержания необходимых коммуникаций;

· принцип полномочий и ответственности;

· принцип регулирования коммуникативной нагрузки различных звеньев организации;

· принцип учета неформальных коммуникаций и использование их в процессе управления.

Современные средства коммуникации, которые могут использовать организации, представляют собой: электронную почту, голосовую почту, факс, телеконференцию, видеоконференцию, электронный обмен данными, интрасети.

Точные коммуникации снизу вверх оповещают менеджера о состоянии подчиненных, помогают ему правильно определить качества работников и открывают путь для более эффективных коммуникаций сверху вниз. В то же время существует проблема искажения коммуникаций, поступающих снизу вверх, потому что работники чаще будут говорить начальнику то, что он хочет услышать, а не то, что есть на самом деле.

Перейти на страницу: 1 2